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Covid-19: Comment gérer les reports et les annulations avec vos prestataires mariage ?

La pandémie  de Covid-19 vous fait peut-être douter sur la possibilité de maintenir ou non votre mariage cette année: un mariage, c’est beaucoup d’organisation, et si vous n’avez pas de wedding planner, c’est à vous de gérer les reports et l’annulation avec chacun des prestataires. Cela peut paraitre très lourd, alors nous avons décidé d’écrire cet article pour vous aider à en parler avec eux, que vous les ayez déjà choisis ou pas !

Discutez ouvertement avec vos prestataires

Même si la solution du report de votre mariage n’est qu’envisagée, commencez le plus tôt possible à en parler ouvertement à vos prestataires. Même lors du premier entretien, évoquez la question pour ne pas avoir de surprises par la suite !

Pour les prestataires vivant de l’évènementiel et surtout du mariage, la période est difficile aussi, et plus ils peuvent être prévenus tôt de l’annulation, plus ils apprécieront.

En effet, en reportant votre mariage, votre date se libère et ils auront alors l’occasion, si vous vous y êtes pris en avance, de peut-être rebooker la date pour d’autres mariés ou pour un autre évènement, et ainsi ne pas perdre de chiffre d’affaires.

deux petites filles discutent

Vous qui discutez ouvertement avec votre prestataire.

Trouvez une solution win-win

Vous avez décidé de reporter votre mariage à cause de la Covid-19 et vous vous demandez comment vous pourriez aider vos prestataires dans ce report ?

Fixez une nouvelle date si possible qui convienne à un maximum de prestataires: demandez leur leurs disponibilités, et essayez de trouver un arrangement avec les autres.

Comment aider un prestataire que je suis obligé(e) d’annuler car il n’est pas disponible à la date de report ?

Deux grandes solutions sont possibles, il en existe sûrement d’autres, à vous d’innover et d’en discuter avec vos prestataires:

  • Vos acomptes peuvent parfois être transformés en avoir pour bénéficier d’une autre prestation: coiffure/maquillage pour un anniversaire, séance de photos de couple avec ou sans album, bon cadeau pour un repas au restaurant de votre traiteur… Beaucoup de prestataires apprécieront dans cette période de crise que vous les fassiez travailler et de ne pas avoir à vous rembourser: ils vous seront très reconnaissants !
  • Et si vraiment vous n’avez pas d’autre choix que de demander un remboursement de la somme avancée pour réserver le prestataire en question, alors pensez à faire un petit geste pour eux: parlez d’eux à des amis, soutenez-les sur les réseaux, partagez leurs publications ! Votre soutien sera énormément apprécié et pourra éventuellement les aider à rebooker la date que vous laissez.
idée pose couple perouges

Vous et votre prestataire, bras dessous, bras dessous.

Et la loi dans tout ça ?

Le cas de force majeure a été défini dans l’article 1218 du Code Civil comme suit:

« Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur. « 

Pour résumer, il doit donc vérifier les trois conditions suivantes: le cas de force majeure doit être imprévisible au moment de la signature du contrat, irrésistible et échapper au contrôle des personnes concernées.

La Covid-19 n’est donc pas systématiquement considérée comme cas de force majeure s’il était probable lors de la signature du contrat que le mariage soit reporté à cause d’elle. Comme toujours, l’estimation de si une situation relève d’un cas de force majeure ou non revient au juriste, mais le mieux est bien sûr de trouver une solution à l’amiable avec vos prestataires. Certains prestataires ont sûrement spécifié dans leurs conditions générales présentes sur vos contrats s’ils considèrent les pandémies comme cas de force majeure ou non.

L’article 1218 continue comme suit: « Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat ».  En l’absence de conditions générales détaillées sur le devis ou le contrat signé avec vos prestataires et dans un cas de force majeure, vous ne pourrez exiger un remboursement que si votre prestataire n’est pas disponible à la date de report.

cérémonie civile

Vous et votre prestataire qui lisez les conditions du cas de force majeure

Les conditions générales

Si vous envisagez de reporter votre grand jour, vous pouvez donc commencer par relire les clauses d’annulation et de force majeure dans vos contrats et devis signés avec vos prestataires. Celles-ci sont présentes dans les conditions générales.

Pour que la Covid soit considérée comme cas de force majeure, il est mieux que celle-ci soit directement mentionnée dans l’article concerné.

Ensuite, les conditions générales devraient être en mesure de vous indiquer la marche à suivre en cas de report: mise en suspension du contrat, annulation et remboursement, avoir…

Si les conditions générales ne sont pas suffisamment claires, n’hésitez pas à passer un petit coup de téléphone à vos prestataires pour éclaircir les conditions de report et d’annulation avec eux ! Et si vous n’arrivez pas à gérer la situation sans conflit, alors saisissez le tribunal compétent.

Le choix de prestataires de confiance

Pour choisir un prestataire en qui vous pourrez avoir confiance, même face à une pandémie, il est donc important d’aborder avec eux la pandémie dès le premier entretien.

N’hésitez pas à poser toutes les questions qui vous passent par la tête, l’important est que vous soyez rassurés et prévenus de ce qu’il pourrait se passer en cas de récidive du virus.

Ne bookez pas de prestataire sans contrat et vérifiez que leur discours correspond bien à ce qui est écrit dans celui-ci. Et ne signez pas tant que vous ne serez pas satisfaits de ce qu’il y a d’écrit !

Oui mais que faut-il que je vérifie ?

Vérifiez donc que la pandémie  de Covid-19 fait bien partie des cas de force majeure, et vérifiez que vous pourrez vous faire rembourser intégralement si le prestataire n’est pas disponible à la date de report et que vous devez donc l’annuler.

retrouvailles couple

Vous et votre conjoint quand vous savez que vous avez enfin trouvé quelqu’un de confiance.

Soutenez vos prestataires

Vos prestataires de mariage ont sûrement besoin de soutien pour résister à cette période de creux, et il y a des dizaines de façons de les aider ! Tout d’abord, les réseaux sociaux ! Lorsque vous avez du temps devant vous n’hésitez pas à aller partager un contenu d’un prestataire qui vous plait sur vos réseaux, d’aller commenter une publication, de liker quelques images qui vous attirent. Sur instagram, pensez aussi à enregistrer les publications que vous aimez: l’algorithme de ce réseau valorise les pages dont le contenu est régulièrement enregistré ! Ensuite, le bouche à oreille ! Vous avez forcément autour de vous de la famille ou des amis qui pourraient avoir besoin ou envie des services de vos prestataires: parlez de vos prestataires auprès de vos proches ! Enfin, renseignez-vous sur ce qu’ils mettent en place pendant la pandémie: plats à emporter, click and collect, bons cadeaux: certaines solutions vous plairont peut-être !
Couple sous la pluie

Quand vous et votre prestataire vous soutenez quoi qu’il arrive

Notre fonctionnement

De notre côté, si un report s’annonce en raison de la Covid, nous mettons le contrat de photographies de mariage en suspension et attendons de connaitre la nouvelle date de votre mariage pour aviser.

  • Si nous sommes disponibles, nous écrirons un avenant au contrat de reportage de mariage que vous avez signé en indiquant cette nouvelle date, et nous ne vous facturerons pas plus que prévu, même si nos prix ont augmenté d’ici à cette nouvelle date.
  • Si nous ne sommes pas disponibles, nous vous proposons alors de transformer l’acompte que vous nous aviez payé en avoir pour une de nos séances photos (cela peut-être une séance photo de couple, une séance photo de famille, avec ou sans album ou tirages suivant la taille de votre acompte). Nous pouvons aussi vous proposer un remboursement total de cet acompte, même si nous préférons la première solution 😉

Dans tous les cas, nous essayerons d’être le plus justes possible avec vous et de trouver une solution qui puisse vous convenir au mieux.

Vous avez apprécié cet article mais vous souhaitez aller encore plus loin ? On vous propose de découvrir cet article-ci d’une consœur également photographe.

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Covid: bien gérer le report et l’annulation de votre mariage !